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文档归档规范

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SOP · 研究部门
文档归档规范
百度网盘原始文档的整理规范，以及与 Obsidian 知识库的双向索引方法。确保任何人都能从知识库快速定位到原始文档。
← 方法论与 SOP
📌 核心原则：百度网盘存文件，Obsidian 建索引。两者通过统一的命名规范绑定，缺一不可。

流程总览

01
整理网盘
规范命名
分类归档
02
生成链接
创建分享
设置密码
03
填写索引
更新项目档案
填入链接字段
04
验证可达
确认链接
有效可访问

百度网盘文件夹结构

所有文档统一存放在名为 ASK文档库 的根文件夹下，结构如下：

ASK文档库/
├── 01_领域参考资料/
│   ├── 多层次医疗保障/
│   │   ├── 政策文件/
│   │   ├── 学术文献/
│   │   └── 行业报告/
│   ├── PCIC/
│   ├── 医药监管/
│   ├── 智慧老龄/
│   ├── 数字医疗/
│   ├── 气候健康/
│   └── 医药出海/
├── 02_项目档案/
│   ├── 研究咨询/
│   │   └── YYYY_项目简称_客户简称/    ← 统一命名
│   │       ├── 01_合同与立项/
│   │       ├── 02_过程文件/
│   │       ├── 03_数据与访谈/
│   │       └── 04_交付物/
│   ├── 会议活动/
│   └── 内部运营/
└── 03_通用参考/
    ├── 模板文件/
    └── 工具资源/

命名规范

项目文件夹命名

格式：YYYY_项目简称_客户简称

示例说明
2024_医保精算研究_浙江医保局研究咨询项目
2024_健康论坛_某基金会会议活动项目
2023_知识库建设_内部内部运营项目

规则：

  • 年份用4位数字
  • 简称控制在8字以内，去掉「研究」「项目」「报告」等通用词
  • 客户简称与合同上的客户名保持对应关系
  • 禁止使用空格，用下划线 _ 分隔

文件命名

格式：项目简称_文件类型_版本号_日期

示例说明
医保精算_终稿报告_v2.0_20240615.pptx最终交付报告
医保精算_精算模型_v1.3_20240520.xlsx数据文件
医保精算_访谈记录_李处长_20240401.docx访谈文件

版本号规则：

  • 重大修改：v1.0 → v2.0
  • 小幅修改：v1.0 → v1.1
  • 最终交付版本：在版本号后加 _final

过程稿保留原则

项目归档时，02_过程文件 中的报告过程稿往往有大量版本，只保留以下三类，其余删除：

类型保留标准识别方式
✅ 最早版本研究基线，记录初始思路（哪怕标题与终稿不同）日期最早，或标题明显不同于终稿
✅ 含批注版本记录客户/专家审阅意见，有追溯价值文件名含 remark、track、批注、LY、mh、comment 等
✅ 近终稿距最终版本最近的干净版本，了解最后修改历程日期最接近交付日，且无特殊批注标记
❌ 其余中间版本无批注的过渡稿，内容已被后续版本完全覆盖日期居中，无批注标记

同名多格式处理：

  • 04_交付物 中保留 PDF（正式交付格式），02_过程文件 中保留 DOCX（可编辑）
  • 同一文件不需要同时保留两种格式
  • .zip 压缩包若内容已有解压版本，可直接删除
💡 使用 AI 辅助：将文件名清单粘贴到 P-06 批量文件分类提示词，AI 会自动标注哪些保留、哪些删除，并说明原因。

子文件夹说明

每个项目文件夹下固定设4个子文件夹：

子文件夹存放内容
01_合同与立项合同、工作说明书、立项审批文件
02_过程文件工作计划、中间稿、会议记录、内部沟通
03_数据与访谈原始数据、访谈录音、调研问卷、统计文件
04_交付物最终交付报告、演示文稿、客户反馈
💡 查找优先级：大多数时候只需查看 04_交付物，其他子文件夹存档备查即可。

生成百度网盘分享链接

1
选择共享粒度
通常对整个项目文件夹生成一个分享链接，而不是对每个文件单独分享。这样添加新文件后链接依然有效。
2
设置链接有效期
右键文件夹 → 分享 → 选择「永久有效」（或最长有效期）→ 设置提取码（4位字母数字）。
不要使用「7天有效」等短期链接，否则 Obsidian 里的链接会失效。
提取码建议与项目简称相关，便于记忆，如 yibao
3
复制链接备用
复制分享链接（格式类似 https://pan.baidu.com/s/1xxxxxxxxxxxxxxx），连同提取码一起保存，下一步填入 Obsidian。

在 Obsidian 项目档案页填写索引

生成链接后，打开对应的项目档案 Markdown 文件，填写以下字段：

Frontmatter 字段

网盘路径: "ASK文档库/02_项目档案/研究咨询/2024_医保精算研究_浙江医保局"
网盘链接: "https://pan.baidu.com/s/1xxxxxxxxxxxxxxx"
网盘密码: "yibao"

正文「原始文档」区块

在项目档案的「原始文档」表格中补充关键文件信息：

## 原始文档
 
| 文件类型 | 文件名 | 获取方式 |
|---------|-------|---------|
| 最终报告 | 医保精算_终稿报告_v2.0_20240615.pptx | [📁 打开网盘文件夹](https://pan.baidu.com/s/1xxx) |
| 精算模型 | 医保精算_精算模型_v1.3_20240520.xlsx | 同上，提取码：yibao |
| 访谈录音 | 共5份，见03_数据与访谈 | 同上 |
 
**网盘路径**：`ASK文档库/02_项目档案/研究咨询/2024_医保精算研究_浙江医保局`

全库文档索引（自动生成）

在 02_项目档案/_索引.md 中，以下 Dataview 查询会自动汇总所有有网盘链接的项目：

TABLE 领域, 客户, 完成时间,
  link(网盘链接, "📁 网盘") AS "原始文档"
FROM "02_项目档案"
WHERE file.name != "_索引" AND 网盘链接 != ""
SORT 完成时间 DESC

没有填写网盘链接的项目，可以用以下查询找出待处理清单：

TABLE 领域, 客户, 完成时间
FROM "02_项目档案"
WHERE file.name != "_索引" AND 网盘链接 = ""
SORT 完成时间 DESC

存量文档迁移计划

现有100GB文档一次性整理不现实，按以下优先级分批处理：

第一批（2周内）— 高价值项目

  • 范围：近3年已完成的研究咨询项目
  • 操作：重命名文件夹 → 整理子文件夹 → 生成链接 → 填写 Obsidian 索引
  • 目标：覆盖80%的常用资料查询需求

第二批（1个月内）— 领域参考资料

  • 范围：01_领域参考资料 下的政策文件、学术文献
  • 操作：按7大领域归类 → 在领域概览页加「参考文献库」链接
  • 目标：研究人员能快速找到领域背景资料

第三批（持续进行）— 存量旧文档

  • 范围：3年以上的历史项目
  • 原则：发现即整理，不设硬性截止时间
  • 新项目严格执行规范，旧文档逐步补齐

快速检索指引

我想找…操作路径
某个项目的最终报告Obsidian 搜索项目名 → 项目档案页 → 点击网盘链接 → 进入 04_交付物
某领域的政策文件百度网盘 01_领域参考资料/[领域名]/政策文件/
某类型的所有项目文档Obsidian 02_项目档案/_索引 → 全库文档索引表
某人负责的项目Obsidian Dataview：WHERE contains(负责人, "姓名")
链接已失效的项目联系项目负责人重新生成分享链接并更新 Obsidian

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